Kāpēc mums būtu jāaizsargā dati arī papīra formā?

 

Kad runājam par datu aizsardzību, uzreiz iedomājamies par datiem, kas tiek glabāti datoros un citās digitālās ierīcēs. Bet kā datiem papīra formā? Katru dienu mēs drukājam un apmaināmies ar miljoniem dažādu papīra lapu tai skaitā sensitīvu datu saturošu. Riskējot zaudēt kontroli pār izdrukām mēs varam saskarties ar nopietnām juridiskām sekām, kā arī uzticības zaudēšanu.

Vispārīgā datu aizsardzības regula attiecas ne tikai uz elektroniski apstrādātiem datiem, bet arī uz datiem papīra formā: informācijas noplūde, kas mums varētu dārgi maksāt.

Jebkura uzņēmuma birojā ir slepeni dokumenti, piemēram, piedāvājumi, bankas ieraksti, rēķini, kvītis, parakstītas kopijas un visa veida dati papīra formā, kas:

• dzīves laikā ir jāaizsargā no tiem, kuriem nav tiesību tiem piekļūt;
• jāiznīcina, lai vairs nav pieejami, tiklīdz uzņēmumam tie vairs nav lietderīgi.

Un ja dokumentu iznīcināšanu uzticu ārpakalpojumiem?

Ideja var būt vilinoša: visi smalcināmie dokumenti tiek savākti vienkopus un periodiski piezvanot dokumentu smalcinātāju ārpakalpojumu servisam, tie tiek aizvesti un iznīcināti. Tādējādi par vienu lietu mazāk, par ko uztraukties. Taču tā nebūt nav labākā ideja. Apskatīsim dažus no iemesliem, kāpēc:

• Man ir jāuzkrāj noteikts daudzums dokumentu, un tas prasa laiku: tikmēr palielinoties riskam tiem nonākt nepareizajās rokās.

• Pat ja vienā reizē iznīcināmo dokumentu skaits ir liels, tie tik un tā tiks transportēti ar cita uzņēmuma starpniecību un bieži vien uzkrāti noliktavās līdz beidzot tiek sasmalcināti.

• Tiek zaudēta kontrole pār gala iznākumu: vai tie tiešām ir sasmalcināti? Vai nekas nav noklīdis?

UZTICOT DOKUMENTU IZNĪCINĀŠANU ĀRPAKALPOJUMU UZŅĒMUMAM – LAI CIK PROFESIONĀLAM NEATBRĪVO KOMPĀNIJU NO ATBILDĪBAS PAR DOKUMENTU SATURA UN DATU NOPLŪDI. TURKLĀT, REPUTĀCIJAI RADĪTAIS KAITĒJUMS BŪS JĀUZŅEMAS PAŠIEM DOKUMENTU ĪPAŠNIEKIEM.

KAM IZMANTOJAMI KOBRA® SMALCINĀTĀJI?

KOBRA® var efektīvi tikt galā ar:

• jebkura veida papīra dokumentiem

• optiskajiem datu nesējiem (CDs, DVDs, utt.)

• magnētiskajiem datu nesējiem (kredītkartes, disketes, utt.)

• elektroniskajiem datu nesējiem (atmiņas kartes, kartes ar mikroshēmām, utt.)

• dati samazinātā formā mikrosifēs un filmās

• elektroniskās atmiņas, elektroniskās kartes, SSDs, viedtālruņi, planšetes.